Notkunarskilmálar

Þessir notkunarskilmálar gilda um notkun á Ritstjóranum („Ritstjórinn“ eða „lausnin“), sem er hugbúnaðarlausn í eigu og rekstri K65 ehf., kt. 630322-1030, Kambasel 65, 109 Reykjavík („K65“ eða „þjónustuveitandi“).

Notandi er sá einstaklingur sem áskrifandi, þ.e. sú opinbera stofnun sem hefur gert samning við K65, hefur veitt aðgang að lausninni og nýtir hana í störfum sínum. Með því að nota Ritstjórann samþykkir notandi að hlíta þessum notkunarskilmálum og þeirri persónuverndarstefnu sem birt er á /personuvernd.

Ritstjórinn aðstoðar starfsmenn opinberra stofnana við að afmá persónugreinanlegar upplýsingar úr úrskurðum áður en úrskurðirnir eru birtir opinberlega. Vinnuferlið er sem hér segir:

1. Notandi hleður upp DOCX-skjali úrskurðar.
2. Lausnin breytir skjalinu í samræmt markdown og keyrir sjálfvirka greiningu persónugreinanlegra gagna (nöfn, fæðingardagar, staðir).
3. Notandi yfirfer tillögurnar, samþykkir eða hafnar hverri og einni, og getur bætt við eigin afmáunum.
4. Notandi vistar úrskurðinn sem „tilbúinn til birtingar“. Þá er eingöngu ritstýrt markdown með afmáunarmerkjum ([...]) er vistað í gagnagrunni.
5. Stofnunin afritar ritstýrt HTML-úttak út úr lausninni og birtir það í eigin birtingarferli.

Greining persónugreinanlegra gagna í Ritstjóranum byggir á föstum reglubundnum mynstrum (reglulegum segðum fyrir kennitölur og formföstum orðasamböndum úr sniðmáti úrskurðanna). Til viðbótar má virkja valfrjálsa gervigreindargreiningu (Anthropic), sem er óvirk þar til hún er virkjuð fyrir viðkomandi stofnun og stingur eingöngu upp á frekari tilvikum til yfirferðar. Tillögur með hæstu vissu, svo sem kennitölur og nöfn sem koma fyrir í formföstum reitum úrskurðarins, opnast þegar samþykktar í ritlinum; notandi getur hafnað þeim eins og öðrum tillögum. Lausnin birtir ekkert að eigin frumkvæði og starfsmaður tekur ávallt endanlega ákvörðun um það hvenær úrskurður telst tilbúinn til birtingar.

Endanleg ábyrgð á því að allar persónugreinanlegar upplýsingar séu afmáðar liggur hjá þeim notanda sem samþykkir úrskurðinn sem „tilbúinn“ og hjá stofnuninni sem birtir hann. Sjálfvirka greiningin er hjálpartæki og ábyrgist hvorki að öll tilvik finnist né að engar rangar tillögur séu gerðar. Notandi ber ávallt að yfirfara niðurstöðuna áður en úrskurður er birtur.

K65 veitir notanda takmarkað, persónubundið og óframseljanlegt leyfi til að nota Ritstjórann í samræmi við þessa notkunarskilmála og þann samning sem stofnunin hefur gert við K65. Notanda er eingöngu heimilt að nýta lausnina í þeim störfum sínum hjá viðkomandi stofnun sem hún tekur til.

Notanda er óheimilt að deila aðgangi sínum með öðrum, hvort sem er innan eða utan stofnunarinnar. K65 og viðkomandi stofnun geta afturkallað leyfi notanda fyrirvaralaust ef notandi verður uppvís að misnotkun.

Notandi ber ábyrgð á allri notkun sinni á Ritstjóranum og skuldbindur sig til þess að:

1. Hlaða eingöngu upp úrskurðum og skjölum sem notandi hefur lagalega heimild til að vinna með í þágu stofnunarinnar.
2. Yfirfara hverja sjálfvirka tillögu um persónugreinanleg gögn og bæta við eigin afmáunum þar sem þörf er á áður en úrskurður er vistaður sem „tilbúinn“.
3. Bera faglega ábyrgð á að ritstýrður úrskurður sé tilbúinn til opinberrar birtingar samkvæmt stefnu og verklagi viðkomandi stofnunar.
4. Nota lausnina í samræmi við gildandi lög og reglur, þar með talin lög um persónuvernd nr. 90/2018 og þagnarskyldur sem leiða af starfssamningi notanda.
5. Vernda auðkenni sín (lykilorð, aðgangslykla og tæki fyrir margþátta auðkenningu) og tilkynna grun um misnotkun til stjórnanda liðsins eða til K65.
6. Reyna ekki að bera kennsl á, fletta upp í eða greina þá undirliggjandi tækni sem Ritstjórinn byggir á, þ.m.t. forritunarkóða, innri samskiptasnið eða gagnagrunnsskema, með aðferðum sem ekki eru hluti af tilætluðu notendaviðmóti.
7. Stunda ekki öryggisprófanir (þ.m.t. álagspróf, varnarprófanir eða innbrotspróf) gegn lausninni án skriflegs samþykkis K65.
8. Trufla ekki vísvitandi rekstur lausnarinnar eða aðgang annarra notenda.

Um vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við Ritstjórann gildir persónuverndarstefna Ritstjórans ásamt þeim vinnslusamningi sem K65 og viðkomandi stofnun hafa gert með sér.

Notandi staðfestir með notkun sinni á lausninni að færsluskrá aðgerða skrái hvaða aðgerðir notandinn vinnur (hleður upp, vistar, samþykkir, hafnar, eyðir, o.s.frv.) ásamt tímastimplum, IP-tölu og vafraauðkenni. Skráin inniheldur engin persónugreinanleg gögn úr úrskurðunum sjálfum.

Notandi má ekki vista, prenta, taka skjámyndir af eða dreifa upprunalegum (óafmáðum) úrskurðum út úr lausninni nema slíkt sé heimilt samkvæmt verklagi viðkomandi stofnunar.

K65 skuldbindur sig til að vinna gögn í samræmi við þessa notkunarskilmála, vinnslusamning við stofnunina og fyrirmæli stofnunarinnar að öðru leyti.

• Hýsing og öll varanleg vistun úrskurðargagna fer fram innan Evrópska efnahagssvæðisins (Supabase á Írlandi, Render í Frankfurt, Vercel í Stokkhólmi og Frankfurt). Tölvupóstur frá kerfinu fer um póstþjónustu í Bretlandi, og séu valfrjálsu gervigreindarflæðin virk fer texti til Anthropic og Cohere í Bandaríkjunum. Sjá nánar í persónuverndarstefnu.
• Öll gögn í hvíld eru dulrituð (AES-256 eða sambærilegt).
• Öll gögn í flutningi eru dulrituð með TLS 1.2 eða nýrri.
• Upprunaleg DOCX-skjöl eru aldrei vistuð í gagnagrunni og lifa í minni þjónsins í allt meðan unnið er með þau. Færslan fellur úr gildi þegar 30 mínútur líða án þess að nokkur vinni með hana, og er þá eytt úr minninu. Við umbreytingu í markdown er skjalið skrifað í tímabundna skrá sem er eytt strax að umbreytingu lokinni. Upprunalegt skjalaheiti er aldrei varðveitt.
• Að vinnu lokinni er varðveitt: ritstýrt markdown með afmáunarmerkjum, birtingarheiti skjalsins, ritstýranleg samantekt úrskurðarins, úrskurðardagsetning, talningar og, þegar við á, viðvörun um samsöfnunaráhrif. Sé landaupplýsingasafnið virkt er kafli úrskurðarins um aðstæður í upprunalandi einnig varðveittur orðréttur. Allur þessi texti er án persónugreinanlegra gagna.
• Aðgangur að lausninni krefst innskráningar. Notendur geta virkjað margþátta auðkenningu og skráð aðgangslykil; hafi notandi virkjað margþátta auðkenningu er hennar krafist við hverja innskráningu. Hvorugt er skylda sem stendur.
• Allir starfsmenn og verktakar K65 eru bundnir þagnarskyldu.

K65 nýtir engin gögn notanda eða gögn úr úrskurðum til þjálfunar á gervigreindarlíkönum eða sambærilegri vinnslu.

1. Eignarhald K65: K65 á og mun áfram eiga öll hugverkaréttindi að Ritstjóranum, þ.m.t. forritunarkóða, viðmóti, gagnasniðum og tilheyrandi tækni og þekkingu. Þetta nær einnig til regluverka greiningarinnar og innri gagnasniða.
2. Eignarhald á efni stofnunar: Viðkomandi stofnun heldur öllum réttindum að úrskurðunum sjálfum og því efni sem stofnunin hleður upp í lausnina. K65 öðlast engan rétt til þess efnis umfram það sem nauðsynlegt er til að veita þjónustuna.
3. Nýtingarréttur stofnunar: Stofnunin og notendur hennar mega nota að vild það ritstýrða HTML-úttak sem Ritstjórinn skilar af sér til opinberrar birtingar úrskurða.

1. Ábyrgð notanda á ritskoðun: Notandi samþykkir að sjálfvirk greining persónugreinanlegra gagna er hjálpartæki sem getur sleppt tilvikum eða gefið rangar tillögur. Endanleg ábyrgð á því að úrskurður sé tilbúinn til opinberrar birtingar (þ.m.t. að engar persónugreinanlegar upplýsingar séu eftir í honum) liggur hjá notandanum og stofnuninni.
2. „Eins og það kemur fyrir“: Ritstjórinn er látinn í té „eins og hann kemur fyrir“ og „eftir framboði“. K65 ábyrgist ekki að lausnin verði án truflana eða villulaus.
3. Tjónaábyrgð: Að því marki sem lög leyfa ber K65 ekki ábyrgð á óbeinu tjóni, afleiddu tjóni, töpum á gögnum, töpum á orðspori eða annars konar afleiddum hagsmunum. Heildarábyrgð K65 vegna allra krafna sem upp kunna að koma í tengslum við þessa notkunarskilmála eða notkun á Ritstjóranum er takmörkuð við fjárhæð sem nemur þjónustugjöldum stofnunarinnar fyrir síðustu tólf mánuði áður en kröfutilvikið kom upp.
4. Takmarkanir samkvæmt þessari grein gilda ekki um saknæmt brot eða stórfellt gáleysi K65, né um brot á þagnarskyldu eða öryggisskyldum.

Notkunarskilmálar þessir taka gildi við samþykki notanda og gilda á meðan notandi hefur aðgang að Ritstjóranum. Aðgangur einstaks notanda fellur niður þegar stofnunin afturkallar hann eða þegar samningi milli K65 og stofnunarinnar lýkur.

Við lok samnings við stofnunina varðveitir K65 ritstýrt markdown úrskurða eingöngu eins lengi og stofnunin óskar, og hreinsar öll notendagögn stofnunarinnar í samræmi við ákvæði vinnslusamnings.

K65 áskilur sér rétt til breytinga á þessum notkunarskilmálum. Tilkynning um efnislegar breytingar verður send með hæfilegum fyrirvara, annaðhvort með tölvupósti til notenda eða með tilkynningu í lausninni. Ef notandi heldur áfram að nota Ritstjórann eftir gildistöku breytinga telst hann samþykkur þeim.

1. Lög og lögsaga: Notkunarskilmálar þessir og öll ágreiningsmál sem upp kunna að koma skulu lúta íslenskum lögum. Rísi mál vegna þessara notkunarskilmála skal það rekið fyrir Héraðsdómi Reykjavíkur.
2. Ógildingarákvæði: Verði eitthvert ákvæði þessara notkunarskilmála dæmt ógilt eða ekki fullnustuhæft, skal það ekki hafa áhrif á gildi annarra ákvæða.
3. Framsal: Notanda er óheimilt að framselja réttindi sín eða skyldur samkvæmt þessum notkunarskilmálum. K65 getur framselt réttindi sín og skyldur með skriflegri tilkynningu.

Allar tilkynningar samkvæmt þessum notkunarskilmálum skulu vera skriflegar og sendar á netföng sem aðilar hafa tilgreint.

Netfang K65: ritstjorinn@k65.is