Persónuverndarstefna

K65 ehf., kt. 630322-1030, Kambasel 65, 109 Reykjavík (hér eftir „K65“ eða „þjónustuveitandi“), rekur og hýsir hugbúnaðarlausnina Ritstjórinn („Ritstjórinn“ eða „lausnin“) fyrir opinberar stofnanir sem nýta hana.

Tilgangur Ritstjórans er að aðstoða starfsfólk stofnana við afmáun persónugreinanlegra upplýsinga úr úrskurðum áður en þeir eru birtir opinberlega á vef stofnunarinnar. Lausnin birtir ekkert sjálfkrafa og endanleg birting er ávallt á ábyrgð viðkomandi stofnunar.

Þessi persónuverndarstefna lýsir því hvaða persónuupplýsingum er safnað við notkun á Ritstjóranum, í hvaða tilgangi, hvernig þær eru varðveittar og hvaða réttindi hinir skráðu eiga, í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR).

Vinnsla persónuupplýsinga í Ritstjóranum skiptist í tvo aðskilda flokka með ólíkri hlutverkaskipan:

• Upplýsingar um umsækjendur og aðra málsaðila sem birtast í úrskurðum (nöfn, fæðingardagar, staðir og sambærilegar upplýsingar): viðkomandi stofnun er ábyrgðaraðili vinnslunnar. K65 er vinnsluaðili og vinnur þessi gögn eingöngu samkvæmt fyrirmælum stofnunarinnar í þeim tilgangi að bera kennsl á persónugreinanleg gögn og leyfa starfsmanni stofnunarinnar að afmá þau. Vinnslan fer fram í minni þjónsins, sem fellur úr gildi þegar 30 mínútur líða án þess að nokkur vinni með skjalið, og engin persónugreinanleg gögn eru vistuð í gagnagrunni.
• Upplýsingar um notendur Ritstjórans (starfsmenn stofnunarinnar): K65 er ábyrgðaraðili vinnslunnar að því er varðar notendaaðganga, auðkenningu, stillingar og rekstrarskráningu lausnarinnar.

Samkomulag um vinnslu persónugreinanlegra gagna í úrskurðum er staðfest í sérstökum vinnslusamningi milli K65 og viðkomandi stofnunar.

3.1 Um notendur (starfsmenn stofnunar)

• Netfang og auðkenningarupplýsingar (tætigildi lykilorðs; lykilorð eru aldrei geymd í lestrarhæfu formi)
• Aðgangslyklar (e. WebAuthn/passkey): dreifilykillinn er geymdur en einkalykillinn yfirgefur aldrei tæki notandans
• Margþátta auðkenningargögn (TOTP)
• Nafn notanda innan lausnarinnar, þemastilling og aðrar notendastillingar
• Innskráningarsaga (tími og tíðni innskráninga)
• Aðild að liði (e. team) og hlutverk innan liðs (aðgangsstig 10/50/100)
• Færsluskrá aðgerða: hvaða notandi vann hvaða aðgerð, á hvaða auðlind og hvenær. Færslan inniheldur auðkenni og talningar, aldrei persónugreinanleg gögn úr skjölum
• IP-tala og vafraauðkenni (e. user-agent) í færsluskrá vegna öryggisrekjanleika

3.2 Um umsækjendur og málsaðila (efni úrskurða)

Varðveislutími hvers flokks kemur fram í 8. kafla.

• Upprunalegt DOCX-skjal úrskurðarins og skjalaheiti hans
• Sjálfvirkt greindar tillögur um persónugreinanleg gögn (nöfn, fæðingardagar, staðir)
• Ritstýrt markdown þar sem öllum samþykktum persónugreinanlegum gögnum hefur verið umbreytt í afmáunarmerki [...]
• Ritstýranleg samantekt úrskurðarins og úrskurðardagsetning, sannreynd gegn persónugreinanlegum gögnum áður en þær eru vistaðar
• Viðvörun um samsöfnunaráhrif ásamt stuttri skýringu, þegar sú virkni er virk fyrir liðið
• Sé landaupplýsingasafnið virkt: kafli um aðstæður í upprunalandi, tekinn orðréttur úr birtum og afmáðum úrskurði, ásamt samantekt, efnisorðum og vigurinnfellingu
• Birtingarheiti skjalsins (málsnúmer eða tilvísun stofnunarinnar), sannreynt við móttöku og hafnað ef nafn eða kennitala greinist

• Beint frá notendum við nýskráningu og innskráningu
• Sjálfkrafa við notkun á Ritstjóranum (innskráningarsaga, færsluskrá aðgerða, notendastillingar)
• Frá viðkomandi stofnun þegar úrskurði er hlaðið upp í lausnina til afmáunar. Persónugreinanleg gögn í úrskurðinum berast þannig óbeint frá þeim umsækjendum og málsaðilum sem stofnunin tilgreinir í honum

• Til að senda notanda vikulega áminningu um eigin ókláruð drög. Pósturinn er sendur þeim notanda sem á skjalið, ávarpar hann með nafni og telur upp birtingarheiti þeirra draga sem bíða. Teymisstjóri getur slökkt á áminningunum fyrir liðið
• Til að veita umsamda þjónustu (sjálfvirka greiningu og afmáun persónugreinanlegra gagna úr úrskurðum)
• Til að auðkenna notendur og verja aðgang að lausninni
• Til að uppfylla samningsskyldur gagnvart viðkomandi stofnun
• Til að uppfylla lagaskyldur, m.a. um öryggi vinnslu og tilkynningarskyldu
• Til að tryggja virkni, öryggi og stöðugleika lausnarinnar (rekstrarskráning, færsluskrá aðgerða)
• Til samskipta við notendur og tengiliði stofnunarinnar þegar þörf er á

Vinnslan byggir á eftirfarandi heimildum:

• Samningur: Vinnsla notendaupplýsinga er nauðsynleg til að efna samning við notanda um aðgang að lausninni.
• Lagaskylda: Vinnsla er nauðsynleg til að uppfylla lagaskyldur K65, m.a. um varðveislu bókhaldsgagna og um öryggi vinnslu.
• Almannahagsmunir og opinbert vald: Þegar K65 vinnur persónugreinanleg gögn úr úrskurðum sem vinnsluaðili í þágu opinberrar stofnunar byggir vinnsla viðkomandi ábyrgðaraðila á þessari heimild.
• Lögmætir hagsmunir: Vinnsla rekstrar- og færsluskrárgagna er nauðsynleg vegna lögmætra öryggis- og rekjanleikahagsmuna.

Grunngreining persónugreinanlegra gagna byggir eingöngu á föstum reglubundnum mynstrum (reglulegum segðum fyrir kennitölur og formföstum orðasamböndum úr sniðmáti úrskurðanna) og fer alfarið fram innan kerfisins. Til viðbótar má virkja valfrjálsa gervigreindargreiningu (Anthropic) sem er óvirk þar til hún er sérstaklega virkjuð fyrir viðkomandi stofnun; sé hún virk er forafmáð útgáfa skjals send til Anthropic (utan EES) til að finna frekari persónugreinanleg gögn og til að útbúa ritstýranlega samantekt. Sama gildir um landaupplýsingaleit, þar sem texti án persónugreinanlegra gagna fer til Cohere (utan EES) til vektor-innfellingar. Við birtingu úrskurðar er kafli hans um aðstæður í upprunalandi einnig sendur til Anthropic til að útbúa samantekt og efnisorð, og til Cohere til vektor-innfellingar. Engin gögn notenda eða úrskurða eru notuð til að þjálfa, fínstilla eða prófa gervigreindarlíkön, og samningsbundið þjálfunarbann ásamt tafarlausri eyðingu gagna gildir gagnvart Anthropic.

Til að veita þjónustuna nýtir K65 eftirfarandi undirvinnsluaðila. Hver þeirra starfar á grundvelli vinnslusamnings við K65. Hýsing og öll varanleg vistun gagna fer fram innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES). Póstþjónustan starfar í Bretlandi og gervigreindarflæðin (Anthropic og Cohere) í Bandaríkjunum á grundvelli staðlaðra samningsákvæða (SCC). Gervigreindarflæðin eru óvirk þar til þau eru virkjuð fyrir viðkomandi stofnun; stofnunin getur hvenær sem er fengið upplýsingar hjá K65 um hvort þau séu virk hjá henni.

Hýsing lausnarinnar og öll varanleg vistun úrskurðargagna fer fram innan EES. Tveir aðilar starfa utan EES: póstþjónustan, sem sendir tölvupóst frá kerfinu og er alltaf virk, og gervigreindarflæðin tvö, sem eru óvirk þar til þau eru virkjuð fyrir viðkomandi stofnun. Aðrir þriðju aðilar koma ekki að vinnslu Ritstjórans: hvorki villuvöktun (engin Sentry-vöktun í v1) né auglýsingatengd mæling er notuð.

K65 grípur til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar:

• Dulritun gagna í hvíld með AES-256 eða sambærilegum stöðlum (Supabase Postgres á Írlandi)
• Dulritun gagna í flutningi með TLS 1.2 eða nýrri
• Þvinguð HTTPS-tenging (e. HTTP Strict Transport Security, HSTS) með tveggja ára líftíma
• Innihaldsöryggisstefna (e. Content-Security-Policy) sem takmarkar uppsprettur skrifta og samskipta
• Margþátta auðkenning og stuðningur við aðgangslykla (e. WebAuthn/passkey) til varnar lykilorðsmissi
• Aðgreining milli liða: hver fyrirspurn er síuð á auðkenni liðs í forritalagi, og til viðbótar eru Row-Level Security reglur virkar á gagnagrunnstöflunum sem vörn gegn beinum gagnagrunnstengingum
• Engin persónugreinanleg gögn í varanlegri rekstrarskráningu (sjá grein 8)
• Allir starfsmenn og verktakar K65 eru bundnir þagnarskyldu

Komi upp öryggisbrot sem hefur áhrif á persónuupplýsingar tilkynnir K65 tengilið viðkomandi stofnunar án ótilhlýðilegrar tafar og eigi síðar en innan 24 klukkustunda frá því að brotið uppgötvast, með þeim upplýsingum sem stofnunin þarf til að meta málið. K65 aðstoðar stofnunina við hennar eigin tilkynningar til Persónuverndar og til þeirra sem upplýsingarnar varða.

Hver einstaklingur sem persónuupplýsingar varða á eftirfarandi réttindi:

• Rétt til aðgangs að persónuupplýsingum sínum
• Rétt til leiðréttingar rangra eða ófullkominna upplýsinga
• Rétt til eyðingar (þegar skilyrði eru uppfyllt)
• Rétt til takmörkunar á vinnslu
• Rétt til gagnaflutnings
• Rétt til andmæla gegn vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum eða opinberu valdi

Þar sem K65 er vinnsluaðili fyrir hönd opinberrar stofnunar (sbr. grein 2.1) skulu beiðnir umsækjenda og málsaðila um beitingu þessara réttinda berast viðkomandi stofnun, sem er ábyrgðaraðili vinnslunnar. K65 mun aðstoða stofnunina við að bregðast við slíkum beiðnum innan þeirra fresta sem vinnslusamningur aðila kveður á um.

Notendur lausnarinnar (starfsmenn stofnunar) geta beint beiðnum um eigin notendagögn til K65 á netfangið ritstjorinn@k65.is. K65 mun svara innan 30 daga frá móttöku.

Telji einstaklingur að vinnsla persónuupplýsinga brjóti gegn réttindum hans getur hann lagt fram kvörtun til Persónuverndar, postur@personuvernd.is.

Ritstjórinn notar eingöngu nauðsynlegar vefkökur, það er kökur sem eru forsenda þess að lausnin virki. Þær eru notaðar til auðkenningar og til að halda innskráningu virkri.

Auk vefkakna geymir vafri notandans eftirfarandi upplýsingar á tækinu sjálfu:

• Staðbundin geymsla (e. localStorage): valið þema (ljóst eða dökkt) og þær síur sem síðast voru valdar í skjalayfirliti. Þessar upplýsingar haldast þar til notandi hreinsar vafragögn.
• Lotugeymsla (e. sessionStorage): á meðan úrskurður er í vinnslu, áður en hann er vistaður í fyrsta sinn, geymir vafrinn afrit af texta skjalsins ásamt tillögum um afmáun. Afritið gerir kleift að opna ritilinn aftur ef flipinn er endurhlaðinn. Það er bundið við þann vafraflipa sem er í notkun og eyðist þegar honum er lokað.

Ritstjórinn notar engar vefkökur frá þriðju aðilum, engar mælinga- eða auglýsingakökur og enga rekjara (e. trackers).

K65 áskilur sér rétt til að breyta þessari persónuverndarstefnu. Tilkynning um efnislegar breytingar verður birt notendum við innskráningu eða send á skráð netfang. Síðasta uppfærsludagsetning er birt efst á síðunni.

K65 ehf.
Kambasel 65, 109 Reykjavík
Netfang: ritstjorinn@k65.is

Sjá einnig notkunarskilmála og aðgengisyfirlýsingu Ritstjórans.